Dieser Vertragstext gilt fuer jeden Verein, der Mailtory nutzt. Bei der Registrierung wird er automatisch mit euren Vereinsdaten befuellt und im Portal digital unterzeichnet.
Dieser Vertrag wird geschlossen zwischen [Euer Verein] (Rechtsform), [Anschrift] (nachfolgend „Verantwortlicher") und Mailtory, Sankt Michael 57, 91056 Erlangen (nachfolgend „Auftragsverarbeiter").
Dieser AVV regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter (Mailtory) im Auftrag des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.
Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist die Bereitstellung von E-Mail-Hosting-Diensten, insbesondere: Speicherung und Verwaltung von E-Mail-Postfächern, Zustellung und Empfang von E-Mails, Spam- und Virenschutz, technischer Betrieb der Mailserver-Infrastruktur.
Die Laufzeit richtet sich nach dem Hauptvertrag. Der AVV endet automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet folgende Datenkategorien: E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, technische Verbindungsdaten (IP-Adressen, Zeitstempel), Mailbox-Metadaten (Speichernutzung, Letzter Login).
Zweck der Verarbeitung ist ausschließlich die Erbringung der vertraglich vereinbarten E-Mail-Dienste. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, soweit er nicht durch Unionsrecht oder nationales Recht zur Verarbeitung verpflichtet ist.
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Der Auftragsverarbeiter ergreift alle erforderlichen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, insbesondere: Verschlüsselung (TLS/SSL), Zugangskontrolle, Datensicherung und Wiederherstellung, regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO sowie bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen.
Nach Abschluss der Dienstleistungen werden alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben.
Der Verantwortliche ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und für die Einhaltung der Betroffenenrechte.
Der Verantwortliche informiert den Auftragsverarbeiter unverzüglich über Datenschutzverletzungen oder Anfragen betroffener Personen, die ihm bekannt werden.
Der Verantwortliche prüft vor Beginn der Verarbeitung die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters und dokumentiert dies.
Der Auftragsverarbeiter darf Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Über wesentliche Änderungen an Unterauftragsverhältnissen wird der Verantwortliche informiert und hat das Recht, Änderungen zu widersprechen.
Aktuelle Unterauftragsverarbeiter: Hetzner Online GmbH (Serverhosting, Deutschland); IONOS SE (Domain-Registrar, Deutschland).
Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung dieses Vertrags durch geeignete Maßnahmen zu überprüfen, insbesondere durch Einholung von Auskünften und Einsichtnahme in Unterlagen.
Der Auftragsverarbeiter stellt alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Meldepflicht gem. Art. 33 und 34 DSGVO und meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich (spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden).
Die Meldung erfolgt per E-Mail an die im Vertrag hinterlegte Kontakt-E-Mail des Verantwortlichen.
Die Unterzeichnung erfolgt elektronisch im Systory-Portal nach der Registrierung und ist gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO in elektronischer Form zulässig. Zeitstempel und IP-Adresse werden protokolliert.